Ochrana osobních údajů

(dále jen „my“)

Tento dokument se vztahuje na zpracování osobních údajů fyzických osob, jakožto našich zákazníků, příjemců zásilek nebo odesílatelů.

Co se v tomto dokumentu dozvíte?

• Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje
• Jaké údaje zpracováváme
• Odkud údaje získáváme
• Komu můžeme údaje předat
• Kdy můžeme předat údaje do zahraničí
• Jak dlouho máme údaje u sebe

1. Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje?

Společnost Multimex spedition, s.r.o. nabízí komplexní logistické služby a tuzemskou a mezinárodní přepravu zboží. Ochrana osobních údajů je pro nás
velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy a osvědčenými mezinárodními standardy.
Pravidla zpracování osobních údajů se týkají pouze fyzických osob, proto platí níže uvedené informace hlavně pro ně. Maximální úsilí ale vynakládáme
na ochranu všech dat, která používáme.

Zpracování osobních údajů na základě smlouvy

Do této části patří zpracování, které souvisí s nabídkou a poskytováním našich služeb (uzavřením a plněním smlouvy). Těmi jsou především tuzemské a
mezinárodní silniční, letecké a námořní přepravní služby a komplexní logistické služby jako například vykládka a dekonsolidace, vyzvednutí a zajištění zásilek a
jejich příprava pro distribuci a další doplňkové služby (štítkování, balení a podobně).
Na základě toho zpracováváme vaše osobní údaje, které jsou stručně řečeno nezbytné pro provedení přepravy, a v případě, že je to nutné, zpracováváme i údaje
dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob (adresátů, řidičů apod.). Bez zpracování těchto údajů vám nemůžeme naše služby nabídnout
ani poskytnout. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s vámi
smlouvu vůbec uzavřít.

Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů

Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob. Pod tento základ spadají zejm.
následující operace:

• zlepšování a vývoj našich produktů a služeb;
• přímý marketing zahrnující nabídku našich produktů nebo služeb či služeb a produktů přímo souvisejících;
• prevence a odhalování trestné činnosti;
• určení, obhajoba a vymáhání právních nároků a pohledávek;
• ochrana majetku a osob včetně sledování průběhu přepravy a monitorování skladů a dep pomocí kamerových záznamů;
• vyhodnocování a zlepšování naší obchodní činnosti (hodnocení kvality služeb, reklamací, využití kapacit, distribučních kanálů, složení zákaznického portfolia, účinnosti propagace atp.);
• interní funkce nezbytné pro naši činnost, a to i na úrovni skupiny podniků, do které patříme (audit, controlling, provoz IT, účetní a daňová evidence, administrativa atp.).

Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme, a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky
předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.

Zpracování osobních údajů na základě právních předpisů

Právní předpisy nám rovněž v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat. Jde zejména o zpracování za účelem:
a. uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.)
b. plnění dalších právních povinností (např. při zpracování informací v daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti)
c. plnění povinností podle sektorových předpisů (z. o silniční dopravě včetně všech prováděcích předpisů, předpisy EU a mezinárodní úmluvy týkající se
přepravy – přehled předpisů lze nalézt na stránkách ministerstva dopravy)
Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů
V některých případech se vyžaduje ke zpracování osobních údajů souhlas dotčené osoby. Podrobnosti o účelu a dalších podmínkách zpracování je uvedena
přímo u souhlasu. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat, na předchozí zpracování ale nemá odvolání souhlasu vliv.

2. Jaké údaje zpracováváme?

Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k nabídce a poskytování našich služeb (uzavření smlouvy o přepravě a její provedení). Bude se tedy
zjednodušeně řečeno jednat o všechny údaje, které jsou ve smlouvách nebo jiných podobných formulářích nebo které jsme si sdělili za tímto účelem ústně či
jinou domluvenou formou. Tam, kde je to z hlediska vlastností služby nezbytné, se může zpracování týkat i dalších osob (příjemci zásilky, objednatelé a
odesílatelé přepravy, zaměstnanci, řidiči apod.)
Někdy budeme vaše údaje spojovat s dalšími informacemi anebo vytvářet údaje nové, které z daných informací vyplývají nebo s nimi souvisejí. To je důležité
hlavně pro určení práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, ochranu našich či vašich zájmů nebo dodržování našich zákonných povinností (např. zlepšování a
vývoj produktů, služeb a obchodní činnosti, vymáhání pohledávek nebo odhalování podvodů).
Nejčastěji budeme zpracovávat vaše identifikační, popisné a kontaktní údaje (zejména pro zadání přepravy a doručení), údaje týkající se služeb nebo produktů
(např. doklady týkající se zásilek včetně typu nebo obsahu zásilky), údaje finanční (např. pro provedení plateb), údaje potřebné k vyřízení vašich stížností a další
údaje, které nám sdělíte nebo které zjistíme v průběhu poskytování služeb včetně údajů, které v souvislosti s našimi závazky vytvoříme zpracováním údajů
takto získaných. V případě, že využíváte některou z našich webových služeb, zpracováváme také údaje z této služby.

Kamerové záznamy

Naše obchodní a pracovní prostory mohou být monitorované kamerami se záznamem, který uchováváme po omezenou dobu z důvodu ochrany majetku,
zdraví osob a našich práv (např. pro dokumentaci poškození majetku nebo zboží). Konkrétní prostory jsou vždy označeny příslušnou informační tabulí, která
obsahuje základní informace o správci a podmínkách zpracování a dále odkaz na možnost získání podrobných informací.

3. Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme:

1. Přímo od Vás při uzavření a plnění smlouvy;
2. Z vlastní činnosti (zejm. informace týkající se služeb, které jste si objednali);
3. Od jiných osob, pokud je to nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, pokud tak stanoví právní předpisy anebo pokud k tomu dáte souhlas;
4. Z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.),

4. Komu můžeme údaje předat?

Osobní údaje mohou vedle nás, našich zaměstnanců a osob, které jsou pro nás činné, zpracovávat také naši smluvní zpracovatelé nebo správci, kteří se
podílejí na zajištění našich služeb. Jedná se zejm. o:

• externí partnery (dopravce) zajišťující a provádějící přepravu zboží;
• poskytovatele IT technologií ke zpracování osobních dat (aplikace pro komunikaci a správu emailů, pro správu klientského portfolia a řízení klientských vztahů,
• pro správu objednávek a řízení přepravy);
• dodavatele služeb nezbytných pro provoz (např. administrativní a kancelářské služby);
• poskytovatele specializovaných služeb (právní, konzultantské, finanční, auditorské, HR atp.);
• obchodní zástupce nebo zprostředkovatele.

Další příjemci

V případě, kdy by se u nás něco měnilo a převáděli jsme naši obchodní nebo jinou činnost jako celek nebo i její část na jinou osobu, pak by součástí takového
převodu byly i osobní údaje, které se této činnosti týkají. Stejně by to bylo i v případě, že bychom byli v souladu s právními předpisy nuceni takové změny udělat.
V rámci oprávněného zpracování můžeme osobní údaje předávat i dalším osobám (např. výměna informací za účelem prevence podvodů apod.). Pokud
k tomu mají zákonem daný důvod, mohou získat přístup k osobním údajům i další třetí strany (např. policie a jiné orgány veřejné moci).

Mlčenlivost

Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány
mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení vašich údajů.

5. Kdy můžeme předat údaje do zahraničí?

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (např. poskytovatelům IT technologií nebo dalším zpracovatelům a správcům). Pokud by bylo nezbytné osobní údaje předávat i do zemí mimo EU/EHP (např. při
přepravě mimo EU), vždy to učiníme až po zajištění odpovídajícího zabezpečení a doložení záruk, že s nimi bude nakládáno v souladu s právními předpisy

6. Jak dlouho máme údaje u sebe?

Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány.
Nejčastěji se osobní údaje zpracovávají po dobu trvání a plnění smluvních nebo i mimosmluvních závazků (pro zjednodušení dále jen smlouva). Po skončení
smlouvy se osobní údaje dále zpracovávají z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů (příp. zájmů třetích osob), a to po dobu nezbytně nutnou k jejich
zajištění nebo výkonu. Tato doba je primárně určená podle (objektivních) promlčecích lhůt stanovených zákonem (občanský zákoník) nebo smlouvou. Lhůty se
mohou lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinní údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat
ve lhůtách stanovených podle obecně závazných právních předpisů (zejm. v oblasti silniční dopravy, účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle
zvláštního zákona).
V případě udělení souhlasu probíhá zpracování do odvolání souhlasu, není-li přímo u souhlasu uvedeno jinak. Souhlas můžete kdykoli odvolat a tím zpracování
ukončit.

7. Jaká jsou vaše práva?

Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů můžete využít následující práva:

Jak můžete svá práva uplatit?

Vaše žádosti týkající se zpracování osobních údajů vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení takové žádosti. Tuto lhůtu
je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud to nastane, informujeme vás o takovém prodloužení
do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.
Kontakt pro žádosti a dotazy týkající se zpracování osobních údajů: gdpr@multimex.cz

8. Co když se něco změní?

Tuto informaci budeme pravidelně aktualizovat a bude vždy dostupná na našem webu. Pokud by došlo k zásadní změně zpracování osobních údajů, budeme
vás o tom přímo informovat.